Auditabweichungen

Englisch: nonconformance

Auditabweichungen Definition

Die ISO–Normen fordern, dass die Ergebnisse von Audits aufgezeichnet und den Verantwortlichen des auditierten Bereichs zur Kenntnis gebracht werden. Außerdem wird verlangt, dass Korrekturen und Korrekturmaßnahmen von den Verantwortlichen des Bereichs in angemessener Zeit vorgenommen werden. Bei risikobehafteten Abweichungen müssen sogar Sofortmaßnahmen erfolgen. Die Auditberichte, sowie der Status der Korrekturmaßnahmen, sind ein wesentlicher Input für das Management–Review.

In der ISO 9001:2015 wird nicht zwischen Haupt- und Nebenabweichung unterschieden. Bei internen Audits obliegt es jeder Organisation für die Einstufung ein sinnvolles Bewertungssystem zu etablieren. Da die IATF 16949:2016 (Automobilstandard) diese Unterscheidung fordert haben sich mittlerweile einige Unternehmen diesem Bewertungsstandard angepasst.

Einstufung der Auditabweichungen

Es ist nicht immer einfach eine Entscheidung zu treffen ob es sich um eine Neben-oder Hauptabweichung handelt. In einem Audit muss der Auditor herausarbeiten ob sich das Unternehmen mit seinen Prozessen noch innerhalb der „Grauzonen“ befindet. Dies setzt zum einen die Kenntnis des Auditors bezüglich der Norm, der Gesetze und der kundenspezifischen Anforderungen voraus und zum anderen die Erfahrung und das Fingerspitzengefühl des Auditors.

Normalerweise werden folgende Einstufungen benutzt:

Hauptabweichungen

Major (Hauptabweichung)
Ein kurzes Beispiel:

Es wurden ganze Abschnitte der Norm oder der eigenen QM–Dokumentation, die die Grundlage des Audits abbilden, nicht bearbeitet oder bei einer Tätigkeit im Unternehmen werden Anforderungen der Norm / der QM-Dokumentation systematisch nicht genutzt.

Bitte noch folgendes beachten:
Die Summe aus vielen kleinen Abweichungen in einem Prozess oder auch ein bestehendes erhöhten Risikos einer Nichterfüllung die normalerweise zu einer Nebenabweichung führen würde, kann zu einer Hauptabweichung werden. Ebenso wenn Maßnahmen von Nebenabweichungen des vorangegangen Audits nicht abgeschlossen worden sind.

Nebenabweichung

Minor (Nebenabweichung)

Eine einzelne Abweichung von den Anforderungen. Es gibt jedoch Fälle, bei denen eine ganze Anzahl von Nebenabweichungen gegen eine spezielle Anforderung als Hauptabweichung eingestuft werden kann.

Controller definieren den Begriff Abweichung wie folgt:

Abweichungen sind Differenzen zwischen einer Plangröße (eventuell Sollgröße) und einer Istgröße und daher Anlass für Führungskräfte, über mögliche Steuerungsmaßnahmen nachzudenken und solche auch einzuleiten. Mit Hilfe der Abweichungsanalyse werden die Ursachen einer Plan – Ist -, bzw. Soll – Ist – Abweichung ermittelt. Der Begriff Abweichung hat sich etabliert, obwohl damit unbeabsichtigt der Eindruck erweckt wird, man wolle eine Schuld zuweisen. Ersatzweise könnten auch die Begriffe Differenz, Unterschied, Zielerreichungsgrad oder Delta verwendet werden. Für die Controllerarbeit, die ja das Controlling der Manager unterstützen soll, sind sämtliche Abweichungen relevant, sowohl diejenigen, die sich im finanzwirtschaftlichen Bereich ergeben als auch solche, die aus reinen Leistungsvergleichen oder durch die Marktbeobachtung entstehen – also auch Abweichungen bei strategisch relevanten Größen wie Kundenzufriedenheit oder Marktanteil.

Praxistipp:

Ein reines beschränken auf Haupt- und Nebenabweichung in einem Audit ist nicht sinnvoll. Ein Audit dient nicht nur dazu Schwachstellen zu identifizieren, sondern auch Verbesserungspotentiale (KVP) aufzuzeigen. Ebenso ist es sehr sinnvoll bestehende Systeme/ Prozesse zu hinterfragen und die daraus gewonnenen Erkenntnisse als Empfehlungen im Auditbericht zu vermerken.